Tietosuojan hyväksyntä

Jotta Nibbarikerholaisten henkilötiedot voidaan tallentaa Nibacoksen käyttämään henkilörekisteriin, tarvitaan siihen huoltajan hyväksyntä. Ilman tietosuojahyväksyntää lapselle ei voida hankkia vakuutustakaan, sillä SuomiSport -järjestelmä josta sporttiturva lunastetaan, vaatii henkilötietojen käsittelyluvan.

Pyydämme jokaisen kerholaisen osalta huoltajaa täyttämään Nibbarikerhojen sivuilta löytyvä TIETOSUOJAHYVÄKSYNTÄ -lomake.

Jopox tietosuojaseloste:

Rekisterinpitäjä

Nibacos Kokkola 1513319-9
Junailijankatu 3
67700 Kokkola
juha.nurmela@nibacos.fi

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Juha Nurmela
Nibacos Kokkola
Junailijankatu 3
67700 Kokkola
juha.nurmela@nibacos.fi
0400-667 616

Rekisterin nimi

Nibacos Kokkola jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien ylläpito
• Kilpailutoiminnan toteuttaminen
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Sähköinen jäsenviestintä, esimerkiksi webbisivut
• Analysointi ja tilastointi
• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
• mahdolliset luvat ja suostumukset
• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
• ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
• seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Säännönmukaiset tietolähteet

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
• evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
• lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Seuran työntekijät, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja heidän kanssaan on tehty erillisen salassapito ja tietojenkäsittelysitoumus.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimus-järjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siita?, että? syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Nibacos Kokkola / Tietosuoja
Junailijankatu 3
67700 Kokkola

tai sähköpostitse osoitteeseen juha.nurmela@nibacos.fi

Pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Junailijankatu 3
67700 Kokkola

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

SuomiSport tietosuojaseloste: https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja/

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Olympiakomitea ry
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sari Aro, sari.aro@olympiakomitea.fi, suomisport@olympiakomitea.fi
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Suomisport-palvelun rekisteri.

4. Rekisterin kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport -palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Esimerkiksi kilpailulisenssin henkilötietoja hyödynnetään kilpailujärjestelmässä.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Rekisteröidyn omaa palvelujen hallintaa varten Suomisport-profiilin kerätään seuraavat henkilötiedot:
Kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Suomisport ID-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa
Jos rekisteröityjä haluaa tehdä hankintoja huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Palveluun rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus pyydetään rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi yksiselitteisesti rekisteröidyt henkilöt. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Suomisport-palvelun käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisport -järjestelmän pääkäyttäjälle.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ

Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietoja anonymisoituna tilastotietona. Pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja virhetilanteiden korjaamista varten.

Suomisport-palvelu käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8 ) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14). Vincit täyttää ISO-9001 standardin. Maksupalvelujen tarjoajan, Maksuturva Group Oy:n kanssa noudatetaan maksuturvapalvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 11 toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteessä ”Henkilötietojen käsittely Maksuturva-palvelussa” ehtoja. Suomisport-palveluiden tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät, kuten lajiliitot ja seurat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Järjestelmän pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan.

Rekisteröityjän profiilitiedot jäävät Suomisport -järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen /profiilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse käyttää Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: suomisport@olympiakomitea.fi. Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.